En el AI Executive Forum para alcaldes y jefes de tecnología de municipalidades costarricenses, Carlos Barboza Mena, de Oracle, puso sobre la mesa problemas muy concretos, como patentes que tardan semanas en resolverse, permisos de construcción que dependen de varias ventanillas y denuncias que se pierden entre oficinas. En su charla dejó la estrategia en segundo plano y se concentró en el sistema que un funcionario municipal usaría todos los días. Presentó Oracle Permitting and Licensing (OPAL), una plataforma diseñada para ordenar trámites como patentes, uso de suelo, permisos de construcción e inspecciones dentro de un mismo expediente digital.
Una patente municipal, seis pasos conectados
El primer ejemplo que desarrolló fue el trámite de una patente municipal para abrir un restaurante en el cantón. En OPAL, ese trámite avanza dentro de un mismo expediente digital, sin que la persona solicitante tenga que repetir información entre ventanillas.
- Consulta previa: actividad, ubicación y condiciones aplicables.
- Solicitud: datos y documentos requeridos.
- Validación: reglas municipales y verificaciones externas.
- Pago: tasa calculada según las reglas del trámite.
- Inspección: agenda de campo y evidencia registrada.
- Patente: emisión, aviso y fecha de renovación.
Cada paso queda visible tanto para el funcionario como para la persona solicitante, lo que reduce la incertidumbre sobre en qué etapa está su trámite y facilita identificar dónde se generan los cuellos de botella.
Uso de suelo, orientar el trámite desde la ubicación
El segundo ejemplo que desarrolló fue el uso de suelo, uno de los trámites que con más frecuencia genera consultas repetidas en la ventanilla municipal. Con apoyo de un sistema de información geográfica integrado, OPAL puede orientar el trámite desde la ubicación del predio, mostrando las reglas y condiciones aplicables antes de que la persona solicitante inicie el proceso, en lugar de que las descubra después de haber presentado la solicitud.
Permisos de construcción, una integración y no un reemplazo
El tercer ejemplo, los permisos de construcción, deja clara una decisión de diseño relevante para el sector público costarricense. OPAL gestiona el expediente municipal, el flujo de trabajo, los pagos y las inspecciones, mientras que el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos (CFIA) y el sistema APC mantienen su rol técnico de revisión cuando corresponde. Barboza Mena fue explícito en que la plataforma se integra a ese flujo existente, sin reemplazar las validaciones que ya realiza el gremio profesional.
Fiscalización, de una denuncia a un caso gestionado
La misma lógica de expediente conectado se aplica a la fiscalización municipal. Una denuncia ciudadana se convierte en un caso con ubicación, tipo y evidencia; se asigna con una prioridad y un plazo; se agenda la inspección de campo; y se documenta la acción correctiva hasta llegar a una resolución, con historial completo disponible para consulta posterior.
Una plataforma conectada, no un sistema aislado
OPAL no reemplaza los sistemas municipales existentes. Se conecta con el sistema de información geográfica, APC, CFIA, las plataformas de pago y otros sistemas institucionales. Sobre esa base puede incorporar analítica, generación de documentos y agentes que asisten tareas puntuales, siempre bajo reglas definidas y con evidencia trazable.
Como referencia de esa operación en otros gobiernos locales, Barboza Mena citó los casos de la ciudad de Dothan, en Alabama, y del condado de Monroe, en Florida, donde la plataforma redujo el tiempo de procesamiento de permisos y mejoró la calidad de los datos capturados en las inspecciones de campo.
Barboza Mena cerró su presentación invitando a cada municipalidad a identificar cuál trámite conviene rediseñar primero dentro de su propio expediente digital.
